Đối với du học sinh và thực tập sinh Việt Nam đang học tập, làm việc tại Nhật Bản, thời hạn lưu trú là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Nhiều người thường gọi chung là “hết hạn visa”, nhưng về mặt pháp lý, khi đang ở Nhật, điều cần kiểm tra là thời hạn lưu trú (在留期間) và tư cách lưu trú (在留資格) được ghi trên thẻ cư trú.

Khi thời hạn lưu trú sắp hết, người nước ngoài cần xác định rõ kế hoạch tiếp theo: tiếp tục học tập, tiếp tục làm việc, chuyển sang một tư cách lưu trú khác hay trở về Việt Nam. Tùy từng trường hợp, thủ tục có thể là gia hạn thời hạn lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

1. Trước tiên, hãy kiểm tra thẻ cư trú

Thông tin quan trọng nhất là 在留カード (Thẻ cư trú).

Hãy kiểm tra:

Ngày hết hạn thời hạn lưu trú.
Tư cách lưu trú hiện tại.
Hoạt động được phép thực hiện tại Nhật.
Các thông tin cá nhân trên thẻ.

Không nên chỉ dựa vào ngày hết hạn của visa trong hộ chiếu. Đối với người đang cư trú tại Nhật, cần đặc biệt quan tâm đến thời hạn lưu trú và tư cách lưu trú.

2. Nếu tiếp tục học hoặc tiếp tục hoạt động theo tư cách hiện tại: Làm thủ tục gia hạn

Nếu bạn vẫn đáp ứng điều kiện của tư cách lưu trú hiện tại và muốn tiếp tục thực hiện hoạt động đó tại Nhật, cần làm thủ tục:

在留期間更新許可申請 – Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú.

Ví dụ, một du học sinh vẫn đang theo học và muốn tiếp tục chương trình học có thể làm thủ tục gia hạn tư cách Du học (留学). Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản xác định đây là thủ tục dành cho người đang có tư cách lưu trú tương ứng và muốn tiếp tục hoạt động thuộc tư cách đó. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

Thông thường, hồ sơ gia hạn được tiếp nhận từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời hạn lưu trú. Trong một số trường hợp đặc biệt, hồ sơ có thể được tiếp nhận sớm hơn. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

Du học sinh cần chuẩn bị gì?

Tùy trường hợp và yêu cầu của cơ quan xuất nhập cảnh, hồ sơ có thể bao gồm:

Hộ chiếu.
Thẻ cư trú.
Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú.
Ảnh theo quy định.
Giấy chứng nhận đang học tại trường.
Giấy tờ liên quan đến kết quả học tập.
Giấy tờ chứng minh khả năng tài chính nếu được yêu cầu.
Các giấy tờ bổ sung khác tùy trường hợp.

Vì hồ sơ có thể khác nhau theo từng tư cách và tình trạng của người xin gia hạn, nên cần kiểm tra danh mục giấy tờ chính thức trước khi nộp.

3. Du học sinh tốt nghiệp nhưng muốn ở lại Nhật làm việc thì sao?

Đây là trường hợp rất nhiều du học sinh quan tâm.

Nếu đã tốt nghiệp và muốn chuyển từ việc học sang làm việc, không thể chỉ tiếp tục sử dụng tư cách “Du học – 留学” để làm việc toàn thời gian.

Khi hoạt động tại Nhật thay đổi, người đang có tư cách lưu trú cần xem xét thủ tục:

在留資格変更許可申請 – Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản quy định thủ tục này dành cho trường hợp người đang ở Nhật muốn thay đổi hoạt động và chuyển sang một tư cách lưu trú phù hợp với hoạt động mới. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

Tùy trình độ, chuyên môn và công việc, du học sinh có thể xem xét các tư cách lưu trú phù hợp, chẳng hạn:

Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務)
Kỹ năng đặc định (特定技能)
Một số tư cách lưu trú khác phù hợp với công việc và điều kiện cá nhân.

Việc chuyển sang tư cách lao động không phải là thủ tục tự động. Người lao động cần đáp ứng các điều kiện của tư cách dự kiến và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

4. Thực tập sinh sắp hết thời hạn cần làm gì?

Khi chương trình thực tập kỹ năng sắp kết thúc, thực tập sinh cần xác định kế hoạch tiếp theo càng sớm càng tốt.

Trường hợp 1: Tiếp tục hoạt động theo tư cách hiện tại

Nếu vẫn đủ điều kiện tiếp tục hoạt động theo tư cách lưu trú hiện tại, cần thực hiện thủ tục gia hạn theo quy định.

Trường hợp 2: Chuyển sang Kỹ năng đặc định

Đây là một hướng được nhiều thực tập sinh lựa chọn sau khi hoàn thành chương trình.

Kỹ năng đặc định (特定技能) là một tư cách lưu trú dành cho người lao động nước ngoài đáp ứng các điều kiện về kỹ năng và các yêu cầu liên quan. Với một số trường hợp đã hoàn thành tốt chương trình thực tập kỹ năng, có thể có lộ trình chuyển sang Kỹ năng đặc định mà không phải thực hiện một số kỳ thi nhất định, tùy điều kiện cụ thể. (Bộ Ngoại giao Nhật Bản)

Nếu muốn chuyển sang Kỹ năng đặc định, người lao động cần làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú phù hợp trước khi thời hạn hiện tại kết thúc.

Trường hợp 3: Kết thúc chương trình và về Việt Nam

Nếu không tiếp tục ở lại Nhật, thực tập sinh cần hoàn tất các thủ tục liên quan đến:

Công ty tiếp nhận.
Đơn vị hỗ trợ hoặc tổ chức liên quan nếu có.
Nơi ở.
Bảo hiểm.
Thuế.
Các thủ tục cần thiết trước khi xuất cảnh.

5. Gia hạn và thay đổi tư cách lưu trú khác nhau như thế nào?

Đây là điểm du học sinh và thực tập sinh cần phân biệt rõ.

Tình huống	Thủ tục cần xem xét
Du học sinh tiếp tục chương trình học	Gia hạn thời hạn lưu trú
Thực tập sinh tiếp tục hoạt động theo tư cách hiện tại	Gia hạn thời hạn lưu trú, nếu đủ điều kiện
Du học sinh tốt nghiệp và chuyển sang đi làm	Thay đổi tư cách lưu trú
Thực tập sinh chuyển sang Kỹ năng đặc định	Thay đổi tư cách lưu trú
Kết thúc chương trình và về Việt Nam	Hoàn tất thủ tục và xuất cảnh
Thay đổi hoạt động tại Nhật	Kiểm tra tư cách lưu trú mới phù hợp

Nói đơn giản:

Cùng tiếp tục hoạt động thuộc tư cách hiện tại → xem xét gia hạn.

Thay đổi hoạt động sang một tư cách khác → xem xét thay đổi tư cách lưu trú.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản có hệ thống hướng dẫn thủ tục theo từng tư cách lưu trú và hoạt động cụ thể. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

6. Nếu đã nộp hồ sơ nhưng đến ngày hết hạn vẫn chưa có kết quả?

Đây là vấn đề rất quan trọng.

Trong trường hợp người nước ngoài đã nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú trước khi thời hạn hiện tại hết, có cơ chế cho phép tiếp tục ở lại trong thời gian chờ quyết định theo các điều kiện được pháp luật quy định.

Vì vậy, không nên hiểu đơn giản rằng “đến ngày hết hạn trên thẻ cư trú là ngay lập tức trở thành lưu trú bất hợp pháp” nếu hồ sơ hợp lệ đã được nộp đúng thời hạn.

Tuy nhiên, người nộp hồ sơ cần lưu giữ bằng chứng về việc đã nộp và phải tuân thủ đúng quy định trong thời gian chờ kết quả.

Nếu ngày hết hạn đang đến gần mà hồ sơ chưa được giải quyết, nên chủ động xác nhận với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đơn vị đang hỗ trợ hồ sơ.

Điều quan trọng nhất là không để đến sau ngày hết hạn mới bắt đầu làm thủ tục.

7. Tuyệt đối không chủ quan khi thời hạn lưu trú sắp hết

Một sai lầm thường gặp là:

“Còn vài ngày nữa mới hết hạn, để khi nào gần hết rồi làm.”

Đây là cách chuẩn bị rất rủi ro.

Nếu muốn tiếp tục ở Nhật, hãy chủ động chuẩn bị hồ sơ từ sớm. Với thủ tục gia hạn, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh cho phép nộp hồ sơ từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn trong những trường hợp thuộc phạm vi áp dụng. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có thời gian:

Kiểm tra điều kiện.
Chuẩn bị giấy tờ.
Bổ sung hồ sơ nếu cần.
Xử lý những vấn đề liên quan đến trường học, công ty, thuế hoặc bảo hiểm.
Tránh bị động khi ngày hết hạn đến gần.

8. Những giấy tờ nên chuẩn bị sớm

Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào tư cách lưu trú và mục đích tiếp tục ở Nhật. Tuy nhiên, bạn nên chủ động chuẩn bị:

Hộ chiếu.
Thẻ cư trú.
Hồ sơ liên quan đến trường học hoặc công ty.
Giấy chứng nhận đang học hoặc tốt nghiệp.
Hợp đồng lao động nếu chuyển sang tư cách lao động.
Giấy tờ chứng minh tài chính nếu được yêu cầu.
Các giấy tờ liên quan đến thuế, bảo hiểm và cư trú khi thuộc trường hợp phải cung cấp.
Các biểu mẫu theo yêu cầu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Không nên sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi trường hợp. Hồ sơ phải căn cứ vào tư cách lưu trú hiện tại và tư cách lưu trú mà bạn muốn chuyển sang.

9. Du học sinh và thực tập sinh nên bắt đầu từ khi nào?

Có thể ghi nhớ quy trình đơn giản:

Kiểm tra thẻ cư trú → Xác định kế hoạch → Xác định thủ tục → Chuẩn bị hồ sơ → Nộp đúng thời hạn → Theo dõi kết quả.

Nếu là du học sinh:

Tiếp tục học → Gia hạn tư cách Du học

Tốt nghiệp và đi làm → Xem xét thay đổi sang tư cách lao động phù hợp

Nếu là thực tập sinh:

Tiếp tục theo tư cách hiện tại → Xem xét gia hạn nếu đủ điều kiện

Chuyển sang Kỹ năng đặc định → Làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú

Kết thúc chương trình → Hoàn tất thủ tục và về nước

10. Đừng để “hết hạn visa” trở thành rủi ro cho tương lai tại Nhật

Đối với du học sinh và thực tập sinh Việt Nam, việc kiểm tra thời hạn lưu trú nên được thực hiện trước ngày hết hạn nhiều tháng, thay vì chờ đến những ngày cuối cùng.

Hãy nhớ 4 bước quan trọng:

1. Kiểm tra ngày hết hạn trên thẻ cư trú.

2. Xác định bạn muốn tiếp tục học, tiếp tục làm việc, chuyển đổi tư cách hay về nước.

3. Xác định đúng thủ tục: gia hạn hay thay đổi tư cách lưu trú.

4. Chuẩn bị và nộp hồ sơ đúng thời hạn.

Đặc biệt, nếu bạn là du học sinh chuẩn bị tốt nghiệp hoặc thực tập sinh chuẩn bị kết thúc chương trình, hãy trao đổi với trường học, doanh nghiệp tiếp nhận, tổ chức hỗ trợ hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản càng sớm càng tốt để xác định hướng đi phù hợp.

Việc chủ động chuẩn bị không chỉ giúp tránh rủi ro về tình trạng cư trú mà còn giúp bạn có thêm thời gian lựa chọn con đường học tập và nghề nghiệp phù hợp tại Nhật Bản.

Lưu ý: “Hết hạn visa” là cách gọi phổ biến trong giao tiếp. Khi đang cư trú tại Nhật Bản, người nước ngoài cần đặc biệt kiểm tra thời hạn lưu trú (在留期間) và tư cách lưu trú (在留資格) trên thẻ cư trú. Quy định và thủ tục có thể thay đổi tùy từng thời điểm và từng trường hợp. Bài viết được cập nhật dựa trên thông tin chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản được kiểm tra tháng 8/2026. Với trường hợp cụ thể, nên xác nhận trực tiếp với cơ quan chức năng hoặc đơn vị chuyên môn trước khi thực hiện thủ tục. (Bộ Tư pháp Nhật Bản)

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN TOHOKU SÔNG ĐÀ

Địa chỉ: L02-L01, Khu A, Khu đô thị Dương Nội, Phường Dương Nội, Hà Nội

Hotline: 0989 044 852

Email: tohoku.sond@gmail.com

Website: https://tohoku.vn

HẾT HẠN VISA DU HỌC SINH, THỰC TẬP SINH TẠI NHẬT BẢN CẦN LÀM GÌ?